Ведення бухгалтерського обліку будь-якого бізнесу – це завжди складне завдання, що потребує знань, досвіду, готовності витрачати свій час на вивчення норм ПКУ. Звісно, що ведення бухгалтерії ФОП передбачає менше правил і вимог, особливо якщо мова йде про платників спрощеного режиму оподаткування. Проте і тут можна наробити чимало помилок.
Кожен бізнес – унікальний, але бухгалтерія зазвичай ведеться за сталим алгоритмом. І проблеми, що виникають у початківців, часто дуже схожі, як і помилки. Тому розгляд найпоширеніших складнощів, які виникають у ФОП під час ведення бухгалтерії, може допомогти підприємцям уникнути типових неприємностей.
Недостатнє вивчення умов ведення обліку на вибраному режимі
Часто підприємці в процесі організації своєї діяльності не приділяють достатньо уваги вивченню вимог, які встановлює ПКУ саме для вибраної ними системи, групи нарахування податків. Адже для кожного режиму і варіанту передбачені певні умови та правила. І ведення ФОП 3 група, наприклад, досить сильно відрізняється від здійснення обліку фінансів на загальному режимі.
Які помилки роблять ФОПи:
- Не дотримуються вимог щодо фіксації руху коштів – на загальній системі ведуть облік лише доходів (без витрат), взагалі ніде не записують операції, невірно заповнюють книгу обліку та ін.
- Ігнорують обмеження щодо вибору контрагентів, встановлені для їхньої групи єдиного податку – 2 група, наприклад, не дозволяє надавати послуги юридичним особам і ФОПам на загальній системі, іноземним замовникам.
- Не слідкують за лімітами на ЄП – для кожної групи встановлено обсяг річного доходу, який не можна перевищувати.
- Фіксують в обліку операції за видами діяльності, яких немає серед КВЕДів ФОПа або які заборонені для його групи.
- Порушують вимоги щодо проведення розрахунків – 1 група, наприклад, може не використовувати РРО. Водночас всі інші ФОП, проводячи операції з готівкою чи платіжними картками, мають проводити їх через касовий апарат і видавати чек покупцеві.
Порушення термінів виконання зобов’язань
Дуже багато помилок початківців пов’язані саме з недотриманням термінів виконання певних дій, що встановлені в ПКУ:
- Подання декларації з запізненням – про доходи платника загальної системи, по єдиному податку і військовому збору, інвестиційному прибутку, ЄСВ, по найманим працівникам.
- Сплата податків після спливу терміну (ЄП, ВЗ, ЄСВ, ПДФО, ПДВ та ін.) – часто ФОП забувають, переказують не на ті реквізити і втрачають час.
- Несвоєчасне повідомлення про зміну даних – наприклад, про зміну прізвища ФОП треба внести дані в ЄДР і реєстр ДПС впродовж 30 днів.
- Недотримання термінів переходу на іншу систему, групу – якщо пропустити час, то потім змінити режим можна лише з нового кварталу.
- Несвоєчасне подання повідомлення про прийом працівника.
За протермінування ДПС завжди нараховує штрафи – як за 1 день, так і за 10 і більше. Причому, рахується кожен факт – неподання декларації, сплати податків пізніше, ніж треба. Може також нараховуватися пеня на борги, додаткові санкції. Тому варто заздалегідь створювати календарі платежів, звітності та використовувати їх під час ведення бізнесу.
Які ще помилки можуть робити підприємці
Чимало проблем виникає під час ведення кадрового обліку ФОП. Від невірного оформлення людини та створення низки супровідних документів (накази, заяви та ін.) до помилок у нарахуваннях заробітної плати співробітникам, утриманих податків – всі ці помилки також передбачають досить високі штрафи. Суми санкцій за порушення трудового законодавства є суттєвими, тому до ведення кадрового обліку ФОПу варто залучати спеціалістів.
Передбачає низку складнощів у ФОПів і ведення зовнішньоекономічної діяльності. Отримання доходів від іноземних контрагентів потребує правильного обліку:
- Проведення через валютний рахунок ФОП.
- Конвертацію в гривню на дату платежу.
- Дотримання валютного законодавства.
- Правильного оформлення інвойсу чи інших первинних документів.
- Коректного виведення і фіксації коштів з онлайн-систем та ін.
Помилки зазвичай роблять всі підприємці, які вперше стикаються з отриманням платежів з-за кордону. Тому в разі ведення ЗЕД варто звертатися по допомогу до фахівців – замовляти консультацію бухгалтера і обговорювати всі питання або передати весь облік на аутсорс.
